5S é o nome de um método de melhoria contínua e foi desenvolvido por indústrias japonesas no período de recuperação do país após o término da Segunda Guerra Mundial. O sistema foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa, na década de 1950; é uma das ferramentas da filosofia Lean; que ajuda na construção da cultura de disciplina.
Na época em que o programa 5S foi criado, o Japão vivia uma crise, portanto, a eficiência empresarial era algo fundamental. Era preciso reduzir custos e elevar a produtividade para ajudar o país a crescer.
A filosofia busca promover, através da consciência e responsabilidade de todos: disciplina, segurança e produtividade no ambiente de trabalho. Ishikawa idealizou um sistema baseado em cinco pilares e cada uma das cinco palavras representa uma etapa do programa de implantação do 5S que podem também ser chamados de os cinco “sensos”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke:
2. Seiton (Senso de Organização): ignifica deixar tudo em ordem, ou o “senso de organização”. Literalmente significa arrumar tudo, deixando tudo em seu devido lugar para que seja possível encontrá-las facilmente sempre que necessário, evitando assim o desperdício de tempo e energia. Senso de organização traz a ideia de que tudo tenha um lugar próprio e que todos os objetos estejam armazenados nos espaços corretos. Dessa forma, a empresa consegue:
3. SEISO (Senso de limpeza): significa manter limpo, ou o “senso de limpeza”. Depois de ter tirado tudo que era desnecessário deixando tudo em ordem, é preciso manter assim. O senso de limpeza deve gerar nos colaboradores o espírito de coletividade, já que todos são responsáveis por manter a empresa limpa. Como efeito, haverá um esforço maior em não sujar o ambiente. Outros efeitos esperados são:
4. Seiketsu (Senso de Padronização): zelar pela saúde e higiene ou “senso de saúde e higiene”. Além de manter o local de trabalho limpo deve-se cuidar da higiene pessoal também. A padronização é fundamental para o controle da qualidade e gera inúmeros benefícios para a organização. Entre as principais vantagens destacam-se:
5. Shitsuke (Senso de Disciplina): disciplina: este conceito é um pouco mais abrangente do que o significado ao qual estamos acostumados de seguir as normas. Ele se refere também ao caráter do indivíduo que deve ser honrado, educado e manter bons hábitos. Além do aprimoramento constante dos processos, o Shitsuke gera outros ganhos para a organização, como:
Para a logística estes são códigos de princípios morais não escritos que se resumem em otimização, organização, limpeza, disciplina e harmonia.
Para sucesso do uso do método 5S, o gestor pode utilizar várias estratégias. Um bom exemplo é a formação de uma equipe de auditores do 5S — alguns colaboradores comprometidos com a tarefa de observar a empresa como um todo e identificar pontos em que o programa ainda não está sendo devidamente aplicado.
Outra estratégia a ser utilizada durante a implementação são os treinamentos, pois certamente para muitos colaboradores, os conceitos apresentados aqui serão uma novidade.
Para gerar os melhores resultados possíveis, o programa 5S deve ser incorporado à rotina da organização, de forma sistemática. Ou seja, é preciso que os processos sejam pensados dentro da lógica do sistema. Você também pode criar materiais de divulgação visual sobre o Programa 5S, como folders ou pôsteres. Então, distribua estes materiais pela empresa, em locais bem visíveis.
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